Dit is voor de ondernemers onder jullie een veel voorkomend probleem, maar gelukkig zijn er manieren om dit probleem op te lossen. Onder andere is het misschien verstandig om de werkzaamheden binnen uw bedrijf anders te verdelen, of om van buitenaf hulp in te schakelen. Beide opties zullen in dit artikel nader toegelicht worden.

Werkzaamheden verschuiven

U wilt natuurlijk alle werkzaamheden zo goed mogelijk doen, en het Engelse gezegde “if you want something well done do it yourself” past waarschijnlijk ook wel goed bij u. Toch is het misschien verstandig om te kijken of er enkele werkzaamheden zijn die u nu doet waarvan u denkt dat het mogelijk is om deze toe te vertrouwen aan een capabele collega/werknemer. Zo houdt u genoeg tijd over om e-mails te beantwoorden en om de telefoon op te nemen. Het is belangrijk om hier tijd voor over te houden, zoals u waarschijnlijk wel weet. Een klant zal zich hoogstwaarschijnlijk niet fijn voelen als deze een e-mail al een week niet beantwoord heeft gekregen, en als u dan ook te druk bent voor de telefoon zal de klant zich er niet beter bij voelen

Telefoonservice

Indien het niet mogelijk is om uw werkdruk te verlichten is het eventueel een idee om een telefoonservice in te schakelen. Een telefoonservice zorgt er voor dat al uw telefoontjes (en zelfs e-mails in sommige gevallen) professioneel beantwoord worden, vervolgens zorgen ze er ook nog eens voor dat u een terugkoppeling krijgt met de details van het gesprek. U zult dus geen terugkoppeling krijgen met “Klant wil graag terug gebeld worden”. Als dat het geval zou zijn dan zou u waarschijnlijk geen telefoonservice nodig hebben.

Een telefoonservice zorgt er onder andere voor dat geen van uw klanten er achter komen dat ze met een externe partij praten. Het is mogelijk om al uw telefoontjes direct door te laten schakelen, maar het is ook een optie om handmatig door te schakelen, dit zal dan wel vertraagd zijn.

Voordat u samen gaat werken met de telefoonservice zult u eerst een gesprek met de desbetreffende telefoonservice hebben, waar u samen een belscript opstelt zodat uw klanten zo professioneel mogelijk te woord gestaan worden.

Zelfs als uw bedrijf al een klantenservice heeft is het misschien nodig om door hoge werkdruk een aantal dingen door te laten verbinden naar een telefoonservice.