Voor, tijdens en na de vergadering lopen er verschillende processen. Om u zo goed mogelijk voor te bereiden op een vergadering hebben wij deze 3 processen kort omschreven met verschillende tips. Het is belangrijk dat u bij elke stap kijkt wat u wilt bereiken en wat uiteindelijk het doel is. Door steeds te werken vanuit het doel van de vergadering zal de vergadering uiteindelijk erg effectief worden.
Vooraf aan dan de vergadering
Vooraf aan de vergadering is het belangrijk om na te denken over wat u precies wilt bereiken en wat de vergaderpunten zijn van deze vergadering. Daarnaast heeft u een locatie nodig. Een vergaderlocatie kan in verschillende plaatsen, zo is er veel aanbod in Rotterdam en Amsterdam. Een vergaderlocatie in Rotterdam, ligt erg centraal en zijn vaak gemakkelijk te bereiken.
Tijdens de vergadering
Tijdens de vergadering is het belangrijk dat alles goed geregeld is en dat u gelijk van start kunt. Het is belangrijk dat u tijdens de vergadering geen dingen meer hoeft te regelen, dit kan soms chaotisch worden en dat is niet de bedoeling. Wanneer u bezig bent met de vergadering is er soms een pauze nodig, dit ligt natuurlijk aan de lengte van de vergadering.
Afsluitend na de vergadering
Na de vergadering is het belangrijk dat u de vergadering samenvat en iedereen die deelnam aan de vergadering dit opstuurt. U kunt hiervoor een notulist aanwijzen die tijdens de vergadering de notulen maakt van alle belangrijk punten (regel dit vooraf). Daarnaast is het ook goed om te vragen aan de deelnemers wat ze van de vergadering vonden. Vonden ze de locatie goed? Was er genoeg tijd of duurde het te lang? Dit zijn vragen die u kunnen helpen bij de volgende vergadering. Een vergaderlocatie is bijvoorbeeld erg belangrijk, dit kunt u meenemen naar een volgende keer. Feedback is ontzettend belangrijk na de vergadering, hiermee kunt u uzelf en het bedrijf verbeteren.
